Flex office

Le Flex office : le poste de travail n’est plus affecté mais le nombre de postes peut soit être égal au nombre de salariés/personnel présent ou inférieur, ce que l’on nomme le taux de flex

Le dossier d’information consultation doit intégrer des « incontournables »

  • Les motifs du projet : extension après REX, lien avec télétravail et taux d’occupation, réduction des coûts immobiliers
  • Quel comité projet et référents métiers ? Quelle association des salariés et du CSE ?
  • Quelle prise en compte de l’environnement de travail avec la nature et les contraintes des activités
  • Taux flex inférieur à 1 : détail par équipe du taux d’occupation (nomadisme, nombre de jours de télétravail et jours de télétravail, personnel non adhérent au télétravail, postes nécessitant une affectation : équipement lié à l’activité ou poste aménagé en raison de la santé du salarié
  • Les espaces partagés (salles de réunion, espaces de confidentialité/isoloirs) ne sont pas à comptabiliser comme des postes de travail ergonomiques : besoins à recenser et distinguer espaces soumis à réservation et ceux non réservables
  • Le poste de travail : typologie, taille du bureau, nombre d’écran, etc. Avec le flex office plus de caisson individuel mais des casiers affectés et personnels
  • Linéaires : nombre d’armoires par équipe
  • Un macro zoning indiquant les zones/étages d’affectation des directions ou équipes en tenant compte des intéractions métiers : plans avec nombre de personnes et nombre de postes
  • Fonctionnement du flex : quelle charte d’aménagement ? chaque plateau est composé de différentes zones d’activités comprenant un agencement, une implantation des postes et des mobiliers spécifiques pour favoriser les interactions mais aussi le travail de concentration. Quelles sont les obligations : changer de poste tous les jours même si certaines fonctions concernent des activités peu variées ? Quel outil de gestion des postes pour réserver une place y compris la place de parking : quelle périodicité ? Qui en aura la charge ? Quelle prise en compte du télétravail régulier avec jours fixes ou/et jours flexibles et du télétravail occasionnel ?
  • Flex office = dématérialisation accélérée et moins de linéaires : chantier à intégrer selon l’état des archives papiers vivantes.
  • Sécurité : remise de plans microzoning : cotation des plans et respect des circulations primaire, secondaire et tertiaire ; surface allouée par poste par espace de travail (respect des normes) : surface différente de la SUN (qui intègre les salles de réunion)
  • Revue des ambiances de travail : sonores, température et CTA, éclairage..
  • Plan QVT : Charte de vie/bonnes pratiques

 

Un projet long qui nécessite souvent un délai de consultation plus important que le délai légal préfix, d’autant que ce type de projet n’est souvent pas abouti au moment du démarrage de la procédure de consultation. Pensez au recours à l’expertise pour projet important, négociez les délais et la prise en charge du coût de l’expertise.

Si le passage au flex office s’accompagne d’un déménagement, le CSE doit préalablement être consulté sur le choix du site. Car sa localisation peut dégrader les conditions de travail et la qualité de vie au travail notamment en termes d’accessibilité et de temps de trajet ;ce qui pourra conduire à négocier des mesures d’accompagnement, revoir l’accord ou la charte de télétravail mais aussi l’organisation du temps de travail et les horaires variables.

 

Flex Office breves AEPACT